PME: comment passer à la QR-facture pour être prêt à temps?

La QR-facture remplacera définitivement les bulletins rouges et orange (BV et BVR) dès le 1^er octobre 2022. L’échéance peut sembler lointaine, mais en matière de planification et de communication c’est déjà maintenant. Il convient d’anticiper pour faire face aux adaptations du système de facturation et préparer les payeurs à ce changement.

Qu’est-ce que la QR-facture? Il s’agit d’un bulletin de versement standardisé, adapté au monde digital grâce à son QR-code. Toute QR-facture indiquera le compte du destinataire dans le format international IBAN. Les informations complémentaires, comme le numéro de référence ou les communications, continueront à être proposées selon la variante choisie. Pour générer ces nouvelles factures, l’entreprise devra s’assurer que son logiciel de facturation est adapté à ces nouvelles fonctionnalités. Pour les volumes de facturation plus restreints, des générateurs de QR-factures permettront leur création de manière simple et gratuite. Puis, il ne restera plus qu’à les envoyer aux clientes et aux clients, en les rendant attentifs à ne plus utiliser d’anciennes données de paiement.

La QR-facture comporte bien des avantages. Notamment, le QR-code contient toutes les informations liées au paiement, permettant de digitaliser en partie les processus de facturation et de paiement. Il peut aussi intégrer des données supplémentaires pour, par exemple, une comptabilisation automatisée du paiement. Le fait de pouvoir la scanner la rend aussi plus simple à utiliser et plus sûre, puisque cela diminue les erreurs de saisie. Les données de paiement restent cependant visibles pour une saisie dans l’e-banking, par exemple. On peut parler d’une évolution plutôt que d’une révolution et d’un pas en direction de la facturation électronique. Et pour ceux qui le redoutaient, les factures en papier ne vont pas disparaître.

Article paru dans 24 Heures, le 15 novembre 2021

Pour les PME, le passage à la QR-facture n’est pas qu’un changement de look des factures envoyées ou reçues. Elle demande une certaine préparation et un suivi, notamment auprès des clients. Et le sablier avance. Pourquoi ce changement? Comment s'y prendre pour être prêt à temps? 

• Retrouvez Lionel Charbonnier, directeur Finances et Controlling du groupe immobilier Cogestim, et Michel Desponds, cash manager clientèle Entreprises à la BCV dans l'émission "VOTRE ARGENT SPÉCIAL PME" sur La Télé.