Passez sans tarder à la QR-facture!

Vous n'avez pas encore passé à la QR-facture? Le temps presse. Pour une PME, l'idéal est d’abandonner les bulletins rouges (BV) et orange (BVR) au plus vite – et au plus tard à la fin du mois de juin.

Le compte à rebours touche bientôt à sa fin. Dès le 1^er octobre prochain, les traditionnels bulletins de versement rouges et orange seront caducs. Si bon nombre d’entreprises ont déjà procédé à la mise à jour de leurs outils et processus de facturation, pour celles n’ayant pas encore fait le pas, le temps presse, au risque de ne plus pouvoir émettre ni encaisser de factures au soir du 30 septembre. Attention à ne pas oublier le volet communication.

Une même langue

La QR-facture vise à simplifier, standardiser et sécuriser le processus de paiement et l’échange de données qui lui est lié. Elle représente la partie la plus visible de l’harmonisation du trafic des paiements, chantier de la place financière suisse rendu nécessaire par l’accroissement des exigences réglementaires, l’internationalisation des échanges financiers ou encore la numérisation de l’économie. Cette modification en profondeur de l’organisation du système de paiement se base sur l’adoption par tous les acteurs de la chaîne de valeur de la norme ISO 20022, norme internationale pour l’échange de données électroniques dans le secteur financier. Ainsi, les prestataires de services de paiement, les établissements financiers ou encore les entreprises parlent désormais la «même langue».

QR-code et IBAN

Comme son nom l’indique, la QR-facture se caractérise notamment par la présence d’un QR-code contenant les informations nécessaires à la réalisation du paiement. La capacité de stockage de ce QR-code permet l’ajout de données utiles au traitement des factures. Tout cela permet le déclenchement simplifié des paiements pour le débiteur qui saisit ses factures par une application bancaire ou un lecteur optique. Ceci dit, les données de paiement restent lisibles pour celles et ceux qui utilisent d’autres modes de paiement, comme le guichet postal, les ordres bancaires, etc.

Parmi les spécificités de la QR-facture figure l’utilisation unique du format international IBAN pour indiquer les comptes concernés par la transaction. D’ailleurs, si toutes les entreprises ne sont pas encore passées à la QR-facture, l’utilisation de l’IBAN en lieu et place du simple numéro de compte s’est fortement généralisée.

Adapter ses ordres permanents

Pour les consommateurs, le changement est minime, puisque les outils utilisés pour saisir les paiements ont été adaptés, à l’instar des dispositifs compris dans l’e-banking. Il s’agit cependant d’adapter ses ordres permanents en enregistrant la nouvelle facture avec les données de paiement actualisées et, bien sûr, de s’habituer à cette présentation moins colorée des factures. Pour les entreprises et autres entités procédant à des facturations, en revanche, le processus peut s’avérer long. D’où l’urgence de planifier son passage dans ce nouveau monde et de faire un rapide point de situation pour mesurer le chemin restant.

Visez fin juin

L’introduction de la QR-facture demande notamment aux émettrices et émetteurs de factures l’adaptation de leur logiciel de facturation, voire de leur système de comptabilité. L’entreprise doit ainsi pouvoir émettre et imprimer de telles factures sur du papier approprié – feuilles A4 blanches perforées –. Elle doit aussi s’assurer de pouvoir traiter les données d’encaissement au bon format. Ce changement ne demande souvent pas forcément beaucoup d’investissements, si ce n’est… en temps. Surtout si l’entreprise a plusieurs partenaires financiers ou émet un grand nombre de factures. L’idéal est d’abandonner les bulletins rouges (BV) et orange (BVR) au plus vite – et au plus tard à fin juin. Autre élément clé: la communication. Il s’agit notamment de ne pas oublier de signaler aux débitrices et débiteurs de ne plus utiliser les anciens bulletins. Notamment dans le cas des ordres permanents.

Si elle n’émet que peu de factures, l’entreprise peut utiliser un générateur de QR-facture qui lui permettra de créer son nouveau bulletin de versement de manière simple et surtout correcte. Certaines banques le proposent, ce qui permet aux entreprises recourant de manière occasionnelle à la facturation d’établir de manière simple et autonome leurs factures.

N'oubliez pas eBill

Parmi les avantages de la QR-facture, figure notamment l’aspect sécuritaire avec une diminution des erreurs, mais ce n’est pas le seul. Elle permet aux services comptables des entreprises de numériser davantage encore, voire d’automatiser les processus de facturation et de paiement. D’ailleurs, la prochaine étape pour beaucoup se nomme eBill, soit la facture électronique qui atteint déjà la moitié des ménages suisses.

Article publié dans PME, avril 2022

Pour en savoir davantage: nos pages sur la QR-facture

Ou regardez comment Cogestim a géré son passage du bulletin de versement à la QR-facture