Une carte d’entreprise pour bien gérer les frais professionnels

La prise en charge des frais professionnels peut s’avérer un casse-tête pour une entreprise. Une carte d’entreprise peut être l’une des solutions pour bien les gérer.

Remplir des notes de frais, fournir les justificatifs requis, contrôler les dépenses, effectuer les remboursements… À tous les échelons, la prise en charge des frais professionnels peut s’avérer un casse-tête et chronophage pour une entreprise, surtout pour une petite structure. Une carte de débit ou de crédit d’entreprise peut être l’une des solutions pour les maîtriser.

Les frais professionnels, c’est quoi?

Les frais professionnels couvrent un large périmètre, comme les frais de représentation, ceux liés aux repas, aux transports, à l’hébergement ou à des achats de fournitures et de matériel. En fait, ce sont les dépenses effectuées par un employé ou une employée au service de son entreprise.

Celle-ci doit définir et expliquer clairement à ses collaboratrices et collaborateurs ce qu’elle considère comme frais professionnels. Établir des procédures rigoureuses évitera des dérapages, des erreurs et diminuera la charge de travail.

Éviter de payer les frais sur des fonds privés

Car autonomie et simplicité sont les maîtres mots en la matière. Équiper les collaboratrices et collaborateurs de moyens de paiement adaptés à leurs dépenses professionnelles permet d’éviter d’engager des frais sur des fonds privés et d’éventuels désagréments. L’entreprise paye directement les dépenses via l’un de ses comptes, ce qui élimine des remboursements ultérieurs et facilite la traçabilité.

La carte d’entreprise, une solution possible

Une carte d’entreprise peut être l’une des solutions, notamment une carte de crédit. Il suffit d’un compte principal auquel peuvent être liées de nombreuses cartes. Cela facilite le suivi, la gestion et le contrôle des dépenses, apporte simplicité et autonomie, tant au collaborateur qu’à l’entreprise, grâce aux outils digitaux. Et cela convient tant à une raison individuelle qu’à une multinationale. Enfin, cela permet à l’indépendant de bien distinguer les dépenses privées des frais liés à son activité professionnelle.

Article paru dans 24 Heures, le 21 mars 2022