Gagnez du temps avec un logiciel de gestion connecté

L’évolution technologique et réglementaire modifie en profondeur le mode de gestion d’une entreprise. L’harmonisation et la digitalisation du trafic de paiement demandent ainsi des ajustements réguliers. Les logiciels comptables deviennent pour ainsi dire incontournables. Mais comment faire son choix?

La digitalisation de l’économie, l’évolution du trafic des paiements, les nouvelles réglementations ou encore la volonté de se concentrer sur le cœur de ses affaires constituent autant de raisons de travailler avec un logiciel comptable. Ainsi, bon nombre d’activités fastidieuses peuvent être automatisées grâce aux fonctionnalités proposées par les logiciels de gestion. Vous pourrez ainsi consacrer plus de ressources à des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Mais les solutions sont nombreuses, comment s’y retrouver?

Listez vos besoins actuels et futurs

Pour une PME, la première étape revient à dresser, dans le détail, la liste de ses besoins actuels et futurs, en fonction de cet environnement en mouvement. En tant que décideur, cet état des lieux vous permettra d’identifier la solution adéquate pour votre entreprise. Est-ce que votre logiciel doit servir au seul trafic des paiements ou est-ce qu’une solution plus complète de planification est nécessaire? Cette extension peut être envisagée dans divers domaines d’activité tels que la gestion des achats et des ventes ou de la gestion de la relation client. Voire pour mettre en place une comptabilité en ligne permettant l’accès d’une fiduciaire à vos données comptables.

Repérez votre solution entre l’e-banking et l’ERP

Considérez les fonctionnalités d’e-banking que vous avez à disposition. Ces dernières – en cas de volume peu important – peuvent être dans un premier temps suffisantes pour gérer vos factures ainsi que vos données de compte. Les fonctionnalités dédiées aux entreprises sont variées. Elles peuvent vous faciliter le traitement des paiements périodiques comme les salaires, par la création de groupes de paiement, ou simplifier la saisie des QR-factures notamment grâce au scannage, via un lecteur optique adapté.

Ensuite, envisagez les services supplémentaires dont vous avez besoin. Votre choix doit être guidé par la valeur ajoutée de chaque service pour votre entreprise. Cet examen est clé, étant donné que, de l’e-banking aux ERP les plus sophistiqués (Enterprise Resource Planning), la gamme des logiciels comptables est vaste, tout comme celle de leurs coûts. Posez-vous la question non seulement des fonctions et des modules qui vous seront utiles, mais aussi du type de connexion que vous souhaitez établir entre votre logiciel et votre e-banking. Une connexion directe et automatisée peut simplifier fortement vos tâches administratives si elle permet, par exemple, un rapprochement comptable de vos encaissements dans votre logiciel sans intervention manuelle.

Prenez en compte l’ensemble des coûts

Vous serez aussi confronté au choix entre une solution à installer en local et disponible sur un nombre restreint de postes de travail ou une version liée au cloud plus facilement accessible. L’une ou l’autre n’aura pas la même incidence sur votre budget suivant s’il s’agit d’une licence à coût unique ou d’un abonnement mensuel «cloud» par exemple. N’oubliez pas, dans l’évaluation de votre solution, les coûts éventuels d’installation ou d’assistance, voire de mise à jour.

Partagez votre expérience

Partagez votre expérience avec des collègues de votre secteur d’activité, certaines solutions sont peut-être mieux adaptées à votre branche que d’autres. Les domaines de la santé ou de l’immobilier ont, par exemple, des exigences particulières en matière de logiciel comptable.

Demandez plusieurs offres

Prenez ensuite contact avec plusieurs éditeurs. Assurez-vous que leur logiciel soit compatible avec les dernières nouveautés de la norme suisse ainsi qu’avec votre e-banking. Il est important que la version proposée soit à jour, un bon moyen pour le savoir est de vérifier qu’elle intègre le traitement complet des QR-factures. Afin d’avoir un meilleur aperçu des différences qu’il peut exister entre un logiciel et un autre, demandez plusieurs offres et testez les différentes solutions.

Au final, l’efficacité du logiciel peut s’avérer plus importante pour vous que son coût initial. C’est d’autant plus vrai que l’évolution technologique accélère. Au fur et à mesure de son utilisation, il peut non seulement vous permettre de gagner du temps, mais aussi de repenser certains processus, voire de compenser des points de faiblesse ou des manquements dans votre organisation.